Microsoft Teams , een praktijk voorbeeld.

 

Op deze pagina vind je een praktijkvoorbeeld hoe je Teams kunt gebruiken. Ieder bedrijf heeft te maken met een boekhouding / finance afdeling en contracten. Hier zie je hoe ideaal dat in de praktijk werkt. Microsoft teams is dé plek om jouw team samen te laten werken. Teams laat jouw mensen samen samenwerken zonder dat ze Teams verlaten, Je werk doen, communiceren, chatten, bestanden vinden, alles wat je kunt wensen, zit er in. Op deze pagina laten we zien hoe een Finance team met onze standaard oplossingen ideaal zijn werk kan doen.

13 vragen en antwoorden over Microsoft Teams

Start Scherm

Als je teams opent, zie je aan de linkerkant de navigatie, waarmee je jouw activiteiten kunt zien, een chat of een meeting starten of naar één van jouw teams gaan. We kiezen het Finance team van Financial Suite® om Teams uit te leggen.

Financial Suite® oplossingen in teams

1. Hoe deel ik mijn documenten in Teams?

Standaard in Teams: Bij de creatie van een Team worden een SharePoint Site, verwarrend genoeg wordt deze aangemaakt in de tab general en heet ook Files, en een Office365 groep aangemaakt. Het risico is dat bij het verwijderen van het team ook de site verwijderd wordt. Door een aparte SharePoint site aan te maken en deze te koppelen aan Teams, vermijden we het “ongecontroleerd verwijderen van de data. Op deze site slaan we bij voorbeeld onze financiële documenten op. Ook kun je teams maken voor bijvoorbeels QA en juridisch, zoals je hiernaast kunt zien.

Balansdossiers

2. Hoe bewaak ik mijn processen met Teams?

In de tab voortgang worden alle uit te voeren taken bij een afsluiting getoond. Taken kunnen via een simpele druk op de knop worden afgemeld. De Voortgang van het process wordt getoond in de bovenste balk.

Voortgang

3. Wat kun je doen met Contractmanagement in Teams?

Je kunt hier direct een nieuw contract toevoegen. Maar ook je contracten opvolgen, de financiële status van contracten zien, waarschuwing van het verlopen van contracten krijgen, enzovoort.

Contract Management

4. Hoe beheer ik de documenten van onze juridische eenheden in Teams?

Housekeeping doe je met Company manager op de achtergrond. Hier kun je alle documenten, bestuursleden, aandeelhouders, adviseurs enzovoort per organisatie bijhouden. Company Manager wordt o.a. gebruikt door een holding met 60 deelnemingen in 40 landen.

Corporate housekeeping

5. Hoe kan je in Teams het kwaliteitsmanagement ondersteunen?

De tab QA maakt het mogelijk om ook jouw accounting manual hierin onder te brengen en daarmee direct beschikbaar te hebben. Het onderhoud kan door één van de teamleden in SharePoint worden gedaan. De documenten staan klaar op de manier waarop jij ze wilt vinden.

QA Management

6. Hoe koppel ik een SharePoint site aan tabs in Teams?

Alle oplossingen van Financial Suite zijn gemaakt in office 365 / SharePoint Online. Hier zie je hoe je een koppeling kan maken tussen Teams en SharePoint, zodat jouw team helemaal niet meer hoeft te zien dat ze in SharePoint werken.

SharePoint & Teams

Microsoft Teams : maakt communiceren met je team super eenvoudig

Met dit icoon open je de conversations en krijg je toegang tot de iconen uit deze groep. Conversations biedt de mogelijkheid om emoji’s, stickers of gif’s toe te voegen aan een chat. Je kunt hier vandaaan ook direct een gesprek of een groeps meeting starten

7. Hoe geef ik meer kracht aan mijn teksten?

Het linker icoon geeft je de mogelijkheid om naast de Emojis, die iedereen kent, ook stickers  je aan een chat toe te voegen, bijvoorbeeld om de conversatie kracht bij te zetten.

Stickers

8. Vervangt Teams Skype for business?

Het rechter Icoon stelt je in staat om direct met 1 van je medeleden de optie meet now op te starten. Je krijgt dan een lijst met medeteamleden te zien, de collega’s worden getoond als suggestie. . Kies er 1 en maak contact. Er kan alleen op deze wijze contact gemaakt worden als je collega ook teams geopend heeft. Teams vervangt op den duur Skype voor business.

Online meetings binnen teams

   

Meer functionaliteit van Microsoft Teams

9. Hoe deel je YouTube videos in Teams?

Heb je een interessante video die je wilt delen dan heb je 2 mogelijkheden. Open een kanaal met bijvoorbeeld de naam teams video’s en link video’s in tabs zoals hier vor een Teams video op You Tube. Je ziet aan de linker kant dat er veel nieuwe dingen bijkomen volgens de video van may 2018.

You Tube video's delen

10. Hoe deel je eigen gemaakte videos via stream?

Een andere mogelijkheid is om je eigen video’s te delen, is om een kanaal toe te voegen. Dat hebben we hier gedaan onder de naam courses.

Eigen videos delen met Stream

11. Kan ik mijn boekhoudpakket openen in Teams?

Ieder boekhoud of ERP pakket dat een url heeft, kan je hier openen met teams.

Je boekhoudpakket/ERP kun je hier ook vinden

12. Hoe vind je eenvoudig je meest recent gebruikte bestanden in Teams?

Een fluitje van een cent met de optie files. Klik je op files dan zie je alle documenten waar je recent aan gewerkt hebt. Ook hier hoef je geen applicatie meer voor te openen. Klik op de 3 puntjes naast het document en je kiest zelf hoe je het document wilt bewerken.

De gekozen applicatie opent als je erop klikt, je werkt bij en het staat weer op de goede plek. Makkelijk toch?

Met Files jouw meest recent bestand vinden en bewerken

    

13. Waarom maakt het werken in Teams met o.a. Financial Suite® mijn leven gemakkelijker?

Ik hoef geen applicaties te openen om mijn werk te kunnen doen!! Alles is in Teams te openen en te bewerken. Alles op 1 plek, super gaaf!